Informations concernant la protection des données
Afin de créer plus de transparence dans le traitement des données à caractère personnel par les entreprises, le législateur européen a introduit une nouvelle obligation d’information. Dès le moment de la collecte des données, vous devez, en tant que personne concernée, savoir ce qu’il advient de vos données à caractère personnel et à quelles finalités elles sont traitées.
Jola Spezialschalter GmbH & Co. KG recueille des données à caractère personnel auprès de divers groupes de personnes par le biais de divers canaux. Dans ce contexte, vous, en tant que personne concernée, devez être informé de l’utilisation de vos données à caractère personnel.
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est Jola Spezialschalter GmbH & Co. KG (Jola), Klostergartenstr. 11, 67466 Lambrecht, Allemagne, représentée par Mattil Beteiligungs GmbH, qui est représentée par le gérant Lars Mattil. Vous pouvez joindre Jola aux coordonnées suivantes : téléphone +49 6325 188-01, e-mail datenschutz@jola-info.de. Jola a désigné un délégué externe à la protection des données. Il peut être joint à l’adresse électronique datenschutz@m-consecom.de.
Selon le contexte dans lequel vos données à caractère personnel sont collectées par Jola et le groupe de personnes auquel vous appartenez, veuillez lire les informations suivantes concernant la protection des données.
Contenu
A. Informations pour les candidates
B. Informations pour les employés, les apprentis et les stagiaires
C. Informations pour les partenaires contractuels (clients, fournisseurs, prestataires de services)
D. Informations pour les participants d’une réunion en ligne (BLIZZ)
A. Informations pour les candidates
Finalités du traitement, base juridique, intérêts légitimes et fourniture
Vos données à caractère personnel seront traitées par Jola dans le but de mener à bien la procédure de candidature et de vous évaluer dans ce contexte. Nous utilisons également vos données pour communiquer avec vous et pour protéger nos intérêts en cas de litige.
La licéité de ce traitement est régie par § 26, paragraphe 1 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (« BDSG ») (procédure de candidature) et l’art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD (intérêt légitime). Notre intérêt légitime réside dans l’évaluation de vos performances et de votre qualification, la numérisation des documents et l’optimisation des processus de travail en général. La licéité du traitement peut, dans des cas individuels, se fonder sur l’art. 6 paragraphe 1, point a) RGPD (consentement).
La fourniture des informations demandées par Jola est nécessaire pour vous permettre de participer à la procédure de candidature. Sans ces informations, nous ne pouvons pas vous prendre en considération. Si le traitement est basé sur votre consentement, la fourniture est volontaire.
Nous n’exigeons pas la fourniture de catégories particulières de données à caractère personnel (l’origine raciale ou ethnique, la religion ou les convictions, les données de santé) dans le cadre de la procédure de candidature. Si de telles informations sont néanmoins fournies, cela se fait sur une base volontaire et n’a aucun effet sur la décision de sélection.
Destinataires de vos données à caractère personnel
Vos données à caractère personnel seront transmises aux destinataires suivants dans le cadre de votre relation de travail : les départements et organes internes (la ressource humaine, la comptabilité, la direction), les sous-traitants (les prestataires de services de soutien logiciel), les partenaires contractuels de Jola (la banque dans le cas du remboursement des frais de voyage) et les prestataires de services postaux (dans le cas d’une réponse par courrier).
Durée de conservation
Vos données seront conservées pour la première fois dès réception de votre candidature. Vos documents et données de candidature seront conservés pendant 3 mois en cas de rejet, sauf si vous avez donné votre consentement pour une conservation plus longue. Si vous entrez dans une relation de travail, la durée de conservation dépend des obligations légales de conservation du code de commerce allemand (« HGB ») et du code des impôts allemand (« AO »).
B. Informations pour les employés, les apprentis et les stagiaires
Finalités du traitement, base juridique, intérêts légitimes et fourniture
Si vous êtes employé par Jola, vos données à caractère personnel seront traitées à des finalités de la gestion des ressources humaines, de la tenue des dossiers du personnel, de l’exécution et de la cessation des relations de travail, du paiement des salaires, de la documentation des qualifications requises des employés, de l’organisation de la formation continue et de l’exécution du devoir de diligence pendant l’emploie et après la cessation de l’emploi. Les autres finalités sont la gestion des contrats, la gestion du temps et le contrôle des présences.
La licéité de ce traitement est régie par l’art. 26, paragraphe 1, la loi fédérale allemande sur la protection des données (« BDSG ») (contrat de travail), l’art. 26, paragraphe 3, la loi fédérale allemande sur la protection des données (« BDSG ») (traitement de catégories particulières de données à caractère personnel dans le cadre de la relation de travail) et l’art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD (intérêt légitime). L’intérêt légitime de Jola réside dans l’optimisation des processus de travail, la numérisation des documents, la mise en œuvre du traitement électronique des données, le contrôle, une meilleure planification des capacités de travail, une meilleure et plus efficace performance envers les clients et l’optimisation des processus de travail en général. La licéité du traitement peut, dans des cas individuels, être fondée sur l’art. 6, paragraphe 1, point a) RGPD (consentement).
Si Jola vous demande certaines données afin d’exécuter la relation de travail, ces informations sont soit nécessaires pour vous employer, soit prévues par la loi. Si vous ne les fournissez pas, Jola ne pourra pas vous employer (p. ex. parce que vous n’êtes pas en mesure de respecter les obligations légales de déclaration). Si le traitement est basé sur votre consentement, la fourniture est volontaire.
Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel
Dans le cadre de votre relation de travail, vos données à caractère personnel sont transmises à différents destinataires. Il s’agit des départements et des organes internes (la ressource humaine, la comptabilité, la direction), des sous-traitants (les prestataires de services de soutien logiciel), des partenaires contractuels de Jola (la banque, le conseiller fiscal, le délégué à la protection des données, le médecin d’entreprise, le spécialiste de la sécurité au travail, avocat), des autorités, des organismes de sécurité sociale, des compagnies d’assurance maladie et de l’agence pour l’emploi.
Durée de conservation
Vos données à caractère personnel seront conservées pour la première fois dès réception de votre candidature. La durée de conservation est principalement basée sur les obligations légales de conservation et sur notre intérêt légitime à poursuivre la conservation. En principe, vos données à caractère personnel seront conservées pendant 10 ans à partir du moment où vous quittez l’entreprise. Les documents relatifs au plan de retraite de l’entreprise seront conservés par Jola pendant 30 ans.
Une période de conservation plus longue peut survenir dans des cas individuels si nous y avons un intérêt légitime et si vos intérêts dignes de protection n’entrent pas en conflit avec celui-ci ou s’il s’agit de faire valoir ou de défendre des revendications juridiques.
C. Informations pour les partenaires contractuels (clients, fournisseurs, prestataires de services)
Finalités du traitement, base juridique, intérêts légitimes et fourniture
Les données à caractère personnel de nos partenaires contractuels (les clients, les fournisseurs, les prestataires de services) et de leurs employés sont utilisées pour mener les négociations contractuelles, pour traiter les contrats et, dans ce contexte, pour communiquer avec les contacts responsables. Une autre finalité est la publicité directe.
La licéité de ce traitement est régie par l’art. 6, paragraphe 1, point b) RGPD (contrat ou mesure précontractuelle) et l’art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD (intérêt légitime). L’intérêt légitime de Jola porte sur l’initiation et la conclusion de contrats, la communication dans le cadre de l’exécution des contrats et la publicité directe. D’autres intérêts légitimes résident dans le traitement électronique et plus efficace des données et dans l’optimisation des processus de travail en général. La licéité de traitement peut, dans des cas individuels, se fonder sur l’art. 6, paragraphe 1, point a) RGPD (consentement).
Si Jola vous demande certaines données à des finalités de l’exécution du contrat, ces données sont nécessaires à l’exécution de la relation contractuelle. Si vous ne les fournissez pas, Jola ne pourra pas exécuter le contrat (p. ex. parce que les marchandises ne peuvent pas être expédiées ou qu’aucun numéro de compte n’est disponible pour le transfert d’argent). Si le traitement est basé sur votre consentement, la fourniture est volontaire.
Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel
Dans le cadre du traitement des contrats avec les clients, les fournisseurs et les prestataires de services, vos données à caractère personnel sont transférées à différents départements et organes internes de Jola. Ces départements comprennent la comptabilité, les achats, les ventes, la production et la direction. Les autres destinataires sont les partenaires contractuels de Jola (la banque, le conseiller fiscal, le délégué à la protection des données, l’avocat), les autorités et les sous-traitants.
Durée ou critères pour la durée de conservation
La première conservation de vos données est effectuée lorsque vous nous contactez, p. ex. par e-mail ou par téléphone, ou lorsque vous échangez des e-mails ou des documents écrits. La durée de conservation dépend principalement des obligations légales de conservation du code de commerce allemand (« HGB ») et du code des impôts allemand (« AO »). Celles-ci s’élèvent à 6 et 10 ans. Si Jola a un intérêt légitime à le faire, les documents sont conservés plus longtemps. Cela s’applique, par exemple, aux données nécessaires pour se défendre contre des réclamations découlant de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits (« ProdHaftG ») ou pour se conformer à des règlements administratifs contraignants tels que les principes allemands de bonne tenue et de conservation des livres, registres et documents sous forme électronique et d’accès aux données (« GoBD »).
D. Informations pour les participants d’une réunion en ligne (BLIZZ)
Finalités du traitement, base juridique, intérêts légitimes et fourniture
Afin de pouvoir communiquer avec vous indépendamment de lieu, Jola utilise un logiciel permettant de mener des réunions en ligne. Il s’agit de l’application « BLIZZ » de TeamViewer Deutschland GmbH. Lors de l’utilisation, diverses données à caractère personnel sont traitées (p. ex. le nom, l’adresse électronique, la vidéo, l’audio). Celles-ci peuvent également être modifiées si nécessaire. La communication via BLIZZ est cryptée. La participation à une réunion en ligne ne nécessite pas la création d’un compte utilisateur auprès de BLIZZ. Il suffit de suivre le lien contenu dans le e-mail d’invitation et de se loguer via l’interface web. Toutefois, pour participer, vous devez fournir au moins votre nom et votre adresse électronique ainsi que l’identifiant de la réunion fourni afin que Jola puisse vous identifier en tant que participant autorisé. Lorsque vous participez à une réunion en ligne, des métadonnées diverses (p. ex. l’adresse IP, les informations relatives à l’appareil ou au matériel), des données de connexion (p. ex. le numéro de téléphone, le pays, l’heure de début et de fin) et des données de contenu (p. ex. l’historique des discussions, l’audio, la vidéo) sont traitées. Les métadonnées et les données de connexion sont des informations qui sont nécessairement générées lors de l’utilisation de BLIZZ. Sinon, aucune connexion ne peut être établie avec vous et les appareils terminaux utilisés. Vous pouvez éteindre vous-même la caméra ou le microphone à tout moment et empêcher le traitement des données de cette manière. Si vous avez créé un compte d’utilisateur auprès de BLIZZ, les informations concernant la protection des données de TeamViewer Germany GmbH s’appliquent en outre.
La licéité de l’utilisation de BLIZZ est régie par l’art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD (intérêt légitime). Les réunions en ligne sont une alternative et un complément aux rendez-vous traditionnels sur place et sont de plus en plus demandées dans le cadre de la numérisation progressive. L’utilisation d’applications logicielles telles que BLIZZ est un élément important dans ce processus. Pour participer à une réunion en ligne, le traitement des métadonnées et des données de connexion ainsi que de votre nom et de votre adresse électronique est obligatoire. La fourniture de données supplémentaires est volontaire. Cependant, vous n’aurez pas la possibilité de participer activement à la réunion en ligne.
Destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel
Les destinataires de votre nom et des données de contenu générées par vous lors du traitement via BLIZZ sont les personnes avec lesquelles vous communiquez via le service. Il peut s’agir d’employés de Jola ou d’autres participants.
Durée ou critères pour la durée de conservation
Les données de contenu traitées lors d’une réunion en ligne ne seront ni enregistrées ni conservées. Toutefois, l’historique des discussions peut être consulté jusqu’à la fin de la réunion en ligne. Les métadonnées et les données de connexion sont conservées conformément aux dispositions de la loi allemande sur les télécommunications (« TKG ») et de la loi sur les télémédias (« TMG »), dans le but de facturer et de maintenir la sécurité du système.
E. Informations générales
Transmission aux pays tiers
Jola n’a pas l’intention de transférer vos données à caractère personnel à des pays tiers en dehors de l’UE ou de l’EEE.
Droits de la personne concernée
Vous disposez des droits suivants : Vous avez le droit d’accès (art. 15 RGPD), de rectification (art. 16 RGPD), à l’effacement (art. 17 RGPD), à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) et à la portabilité des données (art. 20 RGPD). Nous nous efforçons de traiter les demandes le plus rapidement possible.
Droit de réclamation
Vous avez le droit de vous adresser à l’autorité de contrôle compétente (« Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz », Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, Allemagne).
Révocation du consentement
Le consentement accordé pour le traitement des données à caractère personnel peut être révoqué à tout moment avec effet pour l’avenir. Toutefois, cela n’a aucun effet sur la recevabilité et la licéité du traitement jusqu’à ce point.
Droit d’opposition
Si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de l’art. 6, paragraphe 1, point f) RGPD, vous avez le droit d’opposition si votre situation particulière le justifie ou si cette opposition est dirigée contre la publicité directe (art. 21 RGPD). Si vous vous opposez au publicité directe, nous ne vous enverrons plus de messages promotionnels.