Datenschutzinformationen
Um mehr Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen zu schaffen, hat der europäische Gesetzgeber eine neue Informationspflicht eingeführt. Schon bei der Datenerhebung sollen Sie als Betroffener erfahren, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert und für welche Zwecke diese verarbeitet werden.
Die Jola Spezialschalter GmbH & Co. KG erhebt personenbezogene Daten bei verschiedenen Personengruppen über diverse Kanäle. Sie als Betroffener sollen in diesem Zusammenhang über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten aufgeklärt werden.
Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Jola Spezialschalter GmbH & Co. KG (Jola), Klostergartenstr. 11, 67466 Lambrecht, vertreten durch die Mattil Beteiligungs GmbH, diese vertreten durch den Geschäftsführer Lars Mattil. Sie erreichen Jola unter folgenden Kontaktdaten: Telefon +49 6325 188-01, E-Mail datenschutz@jola-info.de. Jola hat einen externen Datenschutzbeauftragten benannt. Diesen erreichen Sie unter datenschutz@m-consecom.de.
Je nachdem, in welchem Zusammenhang Ihre personenbezogenen Daten von Jola erhoben werden und zu welcher Personengruppe Sie gehören, lesen sie bitte die nachfolgenden Datenschutzinformationen.
Inhalt
B. Informationen für Mitarbeiter, Auszubildende und Praktikanten
C. Informationen für Vertragspartner (Kunden, Lieferanten, Dienstleister)
D. Informationen für Teilnehmer eines Online-Meetings (BLIZZ)
E. Allgemeingültige Informationen
A. Informationen für Bewerber
Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, berechtigte Interessen und Bereitstellung
Ihre personenbezogenen Daten werden von Jola dazu verarbeitet, das Bewerbungsverfahren durchzuführen und Sie in diesem Rahmen zu beurteilen. Ferner verwenden wir Ihre Daten dazu, mit Ihnen zu kommunizieren und um unsere Interessen im Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung zu wahren.
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 1 BDSG (Bewerbungsverfahren) und Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beurteilung Ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation, der Digitalisierung von Dokumenten und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt. Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO (Einwilligung) richten.
Die Bereitstellung der von Jola angeforderten Informationen ist erforderlich, damit Sie am Bewerbungsverfahren teilnehmen können. Ohne diese Daten können wir Sie nicht berücksichtigen. Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ist die Bereitstellung freiwillig.
Die Angabe von besonderen Kategorien personenbezogener Daten (rassische oder ethnische Herkunft, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gesundheitsdaten) wird von uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nicht gefordert. Sollten solche Angaben dennoch gemacht werden, geschieht dies auf freiwilliger Basis und hat keine Auswirkungen auf die Auswahlentscheidung.
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen Ihres Beschäftigtenverhältnisses an folgende Empfänger weitergegeben: Abteilungen und interne Stellen (Personal, Buchhaltung, Geschäftsleitung), Auftragsverarbeiter (Dienstleister im Softwaresupport), Vertragspartner von Jola (Bank im Falle einer Fahrtkostenerstattung) und Postdienstleister (bei einem Antwortschreiben per Post).
Dauer der Speicherung
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit Eingang Ihrer Bewerbung. Ihre Bewerbungsunterlagen und Daten werden im Falle einer Ablehnung 3 Monate aufbewahrt, es sei denn, Sie haben eine Einwilligung für eine längere Aufbewahrung erteilt. Falls Sie in ein Beschäftigungsverhältnis eintreten, richtet sich die Dauer der Speicherung maßgeblich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO).
B. Informationen für Mitarbeiter, Auszubildende und Praktikanten
Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, berechtigte Interessen und Bereitstellung
Wenn Sie bei Jola beschäftigt sind, werden Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Personalverwaltung, Führung von Personalakten, Durchführung und Beendigung von Beschäftigtenverhältnissen, Auszahlung von Gehältern, Dokumentation von erforderlichen Beschäftigtenqualifikationen, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen und der Ausübung der Fürsorgepflicht während des Beschäftigtenverhältnisses und nach Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses verarbeitet. Weitere Zwecke sind Vertragsmanagement, Zeitmanagement und Anwesenheitskontrolle.
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach § 26 Abs. 1 BDSG (Arbeitsvertrag), § 26 Abs. 3 BDSG (Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses) und Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse von Jola besteht in der Optimierung von Arbeitsabläufen, der Digitalisierung von Dokumenten, der Umsetzung einer elektronischen Datenverarbeitung, dem Controlling, der besseren Planung von Arbeitskapazitäten, der besseren und effizienteren Leistung gegenüber Kunden und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt. Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO (Einwilligung) richten.
Sofern Jola bestimmte Daten bei Ihnen anfordert, um das Arbeitsverhältnis durchzuführen, sind diese entweder erforderlich, um Sie zu beschäftigen oder die Bereitstellung ist gesetzlich vorgeschrieben. Im Falle der Nichtbereitstellung kann Jola Sie nicht beschäftigen (weil z. B. gesetzlich bestehende Meldepflichten nicht eingehalten werden können). Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ist die Bereitstellung freiwillig.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Im Rahmen Ihres Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten an verschiedene Empfänger weitergeleitet. Dazu gehören Abteilungen und interne Stellen (Personal, Buchhaltung, Geschäftsleitung), Auftragsverarbeiter (Dienstleister im Softwaresupport), Vertragspartner von Jola (Bank, Steuerberater, Datenschutzbeauftragter, Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Rechtsanwalt), Behörden, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen und die Agentur für Arbeit.
Dauer der Speicherung
Die erstmalige Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt mit Eingang Ihrer Bewerbung. Die Dauer der Speicherung richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sowie nach unserem berechtigten Interesse an einer weiteren Aufbewahrung. Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten 10 Jahre ab dem Zeitpunkt Ihres Ausscheidens aus dem Unternehmen aufbewahrt. Unterlagen in Bezug auf die betriebliche Altersvorsorge werden bei Jola 30 Jahre lang vorgehalten.
Eine längere Aufbewahrung kann sich im Einzelfall ergeben, wenn wir hieran ein berechtigtes Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht entgegenstehen oder es um die Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen geht.
C. Informationen für Vertragspartner (Kunden, Lieferanten, Dienstleister)
Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, berechtigte Interessen und Bereitstellung
Personenbezogene Daten unserer Vertragspartner (Kunden, Lieferanten, Dienstleister) und deren Mitarbeiter werden verwendet, um Vertragsverhandlungen durchzuführen, Verträge abzuwickeln und in diesem Rahmen mit den zuständigen Ansprechpartnern zu kommunizieren. Ein weiterer Zweck ist die Direktwerbung.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahme) und Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Das berechtigte Interesse von Jola besteht in der Anbahnung und dem Abschluss von Verträgen, der Kommunikation im Rahmen der Abwicklung von Verträgen und in der Direktwerbung. Weitere berechtigte Interessen liegen in der elektronischen und effizienteren Datenverarbeitung und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt. Die Zulässigkeit der Verarbeitung kann sich in Einzelfällen nach Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO (Einwilligung) richten.
Sofern Jola bestimmte Daten zum Zwecke der vertraglichen Abwicklung bei Ihnen anfordert, sind diese erforderlich, um das Vertragsverhältnis durchzuführen. Im Falle der Nichtbereitstellung kann Jola den Vertrag nicht erfüllen (weil z. B. die Ware nicht versendet werden kann oder keine Kontonummer für die Überweisung von Geld zur Verfügung steht). Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, ist die Bereitstellung freiwillig.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Im Rahmen der Vertragsabwicklung mit Kunden, Lieferanten und Dienstleistern gelangen Ihre personenbezogenen Daten an verschiedene Abteilungen und interne Stellen von Jola. Dazu zählen die Buchhaltung, der Einkauf, der Verkauf, die Fertigung und die Geschäftsleitung. Weitere Empfänger sind Vertragspartner von Jola (Bank, Steuerberater, Datenschutzbeauftragter, Rechtsanwalt), Behörden und Auftragsverarbeiter.
Dauer oder Kriterien für die Dauer der Speicherung
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit der Kontaktaufnahme z. B. per E-Mail oder Telefon oder dem Austausch von E-Mails bzw. schriftlichen Dokumenten. Die Dauer der Speicherung richtet sich in erster Linie nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Diese betragen 6 und 10 Jahre. Sofern Jola ein berechtigtes Interesse daran hat, werden Unterlagen länger aufbewahrt. Das betrifft z. B. Daten, die zur Abwehr von Ansprüchen aus dem Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) benötigt werden oder zur Einhaltung verbindlicher Verwaltungsvorschriften wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
D. Informationen für Teilnehmer eines Online-Meetings (BLIZZ)
Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen, berechtigte Interessen und Bereitstellung
Um mit Ihnen ortsunabhängig kommunizieren zu können, setzt Jola eine Software zur Durchführung von Online-Meetings ein. Dabei handelt es sich um die Anwendung „BLIZZ“ der TeamViewer Deutschland GmbH. Bei der Nutzung werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Video, Audio). Diese können bei Bedarf auch geändert werden. Die Kommunikation über BLIZZ findet verschlüsselt statt. Die Teilnahme an einem Online-Meeting setzt nicht das Anlegen eines Nutzerkontos bei BLIZZ voraus. Es ist ausreichend, wenn Sie dem in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Link folgen und sich über die Weboberfläche anmelden. Sie müssen jedoch für die Teilnahme zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben sowie die übermittelte Meeting-ID, damit Jola Sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren kann. Während Ihrer Teilnahme an einem Online-Meeting werden außerdem diverse Metadaten (z. B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z. B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit) und Inhaltsdaten (z. B. Chatverlauf, Audio, Video) verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von BLIZZ notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden. Sofern Sie ein Nutzerkonto bei BLIZZ angelegt haben, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen der TeamViewer Germany GmbH.
Die Zulässigkeit des Einsatzes von BLIZZ richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Online-Meetings sind eine Alternative und Ergänzung zu klassischen Vor-Ort-Terminen und im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung immer mehr gefragt. Die Nutzung von Softwareanwendungen wie BLIZZ ist dabei ein wichtiger Baustein. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, ist die Verarbeitung der Meta- und Verbindungsdaten sowie Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse zwingend erforderlich. Die Bereitstellung der weiteren Daten ist freiwillig. Sie haben dann aber nicht die Möglichkeit, sich aktiv an dem Online-Meeting zu beteiligen.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten
Empfänger Ihres Namens und der von Ihnen generierten Inhaltsdaten bei der Verarbeitung über BLIZZ sind die Personen, mit denen Sie über den Dienst kommunizieren. Das können Mitarbeiter von Jola oder andere Teilnehmer sein.
Dauer oder Kriterien für die Dauer der Speicherung
Die im Rahmen eines Online-Meetings verarbeiteten Inhaltsdaten werden nicht aufgezeichnet und auch nicht gespeichert. Der Chatverlauf ist allerdings bis zur Beendigung des Online-Meetings einsehbar. Die Meta- und Verbindungsdaten werden nach den Vorgaben des Telekommunikationsgesetzes und Telemediengesetzes zum Zwecke der Abrechnung und der Aufrechterhaltung der Systemsicherheit gespeichert.
E. Allgemeingültige Informationen
Drittstaatenübermittlung
Jola beabsichtigt nicht, Ihre personenbezogenen Daten an Drittländer außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln.
Betroffenenrechte
Ihnen stehen folgende Rechte zu: Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Wir bemühen uns, Anfragen zügig zu bearbeiten.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz).
Widerruflichkeit der Einwilligung
Erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Das hat jedoch keine Auswirkung auf die Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zu diesem Zeitpunkt.
Widerspruch
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet (Art. 21 DS-GVO). Bei einem Widerspruch gegen Direktwerbung werden wir Ihnen keine werblichen Nachrichten mehr zukommen lassen.
